ANTICYCLONE

 

AnticycloneQuels sont les enjeux du logiciel Dic’T ?

Jean-Louis Lieurade – Dic’T est un logiciel de dictée numérique et de reconnaissance vocale qui a vocation à gérer l’ensemble du processus de production des courriers et des comptes rendus médicaux de l’hôpital. Avant la mise en oeuvre de cet outil, les courriers produits au CH de Cornouaille étaient saisis directement à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. De nombreux secrétariats médicaux de l’hôpital étaient en grande difficulté pour assurer la production rapide des courriers et comptes rendus, entraînant des retards de saisie pouvant aller jusqu’à plusieurs semaines. L’enjeu principal du projet était de réduire les difficultés rencontrées par les secrétariats, de diminuer les délais de diffusion des courriers, tout en apportant des fonctionnalités complémentaires destinées à améliorer la qualité des courriers produits.

Pouvez-vous nous présenter les fonctionnalités du logiciel ?

J.-L.L. – En amont de la production du courrier, le logiciel interroge la base de données des patients de l’hôpital, afin d’assurer l’identitovigilance, et permet également au secrétariat de préparer des listes de courriers à dicter par le médecin. Pour la réalisation du compte-rendu, le logiciel propose un outil de dictée numérique associé ou non à la reconnaissance vocale en temps réel. Dans le cadre de ce projet, la reconnaissance vocale a été déployée dès le démarrage du logiciel (140 licences de reconnaissance vocale pour les 250 médecins du CH de Cornouaille), permettant de réduire rapidement et considérablement les temps de production des courriers.

Le courrier est ensuite corrigé et mis en page par la secrétaire, qui envoie le document dans le parapheur électronique du médecin. Cela permet au médecin de le relire et d’apposer sa signature scannée, avant diffusion automatique du document. Le document peut ainsi être dématérialisé durant tout son processus de production, sans qu’aucune impression papier ne soit réalisée.

Existe-t-il un lien avec la médecine de ville, ou dans le cadre du DMP ?

J.-L.L. – Tout à fait. Le logiciel exporte les courriers dans un format permettant sa diffusion vers la médecine de ville, via l’utilisation de mails cryptés. En parallèle du projet Dic'T, nous avons mené une campagne de communication vers la médecine de ville, pour proposer la dématérialisation de l’envoi des comptes rendus. À ce jour, 225 médecins de ville ont signé avec le CH de Cornouaille une convention leur permettant de recevoir les courriers par messagerie sécurisée, et plus de 40 % d’entre eux (90 médecins) ont opté pour la dématérialisation complète, à savoir l’arrêt de l’envoi de l’exemplaire papier du courrier.

Le logiciel permet également une diffusion des documents en interne au travers du volet « entrepôt documentaire » du projet, actuellement en cours de démarrage. Cet entrepôt doit permettre à terme d’assurer la diffusion des documents vers le DMP.

Pouvez vous nous donner un point de vue médical sur le logiciel Dic’T ?

Dr CLAIRE DELBROUCK – Le logiciel apporte un vrai gain en termes de flux de courrier avec une nette amélioration des délais d’envoi des courriers et la possibilité d’envoi en temps réel grâce à la messagerie sécurisée. Ceci améliore les transmissions ville-hôpital et la prise en charge du patient. Chaque courrier est bien individualisé et peutêtre retrouvé très facilement quel que soit son stade de correction. Ceci est également un gros avantage par rapport aux anciennes cassettes.

Les médecins ne gagnent pas forcément de temps à la dictée. Le gain de temps à la dictée dépend de nos pratiques et de notre degré d’utilisation de l’outil. La lecture immédiate du texte à l’écran permet de modifier ou d’insérer du texte très facilement pendant la dictée. La possibilité de créer des courriers types ou des paragraphes types est également un atout important d’autant que leur utilisation est d’une grande souplesse. Ainsi, la reconnaissance vocale facilite la structuration et la conception des documents.

La reconnaissance vocale est très performante sur les termes techniques médicaux, mais l’est moins sur la grammaire. Après la dictée, la secrétaire réalise les corrections sur le texte puis sur la mise en page. Elle nous envoie ensuite le courrier dans notre parapheur électronique pour relecture, modifications si besoin, et validation. Lors de la validation, nous apposons notre signature scannée, ce qui déclenche automatiquement l’archivage et l’envoi aux destinataires par messagerie sécurisée. En cas de courrier urgent et d’absence de secrétaire, le médecin peut finaliser son courrier seul.

La mise en place de ce logiciel implique des changements de pratique de la part des médecins et des secrétaires, qui peuvent occasionner dans certains cas des difficultés au démarrage de l’outil. Cependant, la grande majorité des utilisateurs est entièrement satisfaite de la mise en place du logiciel Dic’t en raison des gains apportés. À ma connaissance, personne ne souhaite reprendre de cassette !